Silvère TexierUne SCI doit-elle déposer ses comptes au greffe ? En principe non. Mais le gérant doit rendre compte chaque année aux associés. Voici les règles, les exceptions et la méthode pour régulariser.
Une SCI doit-elle déposer ses comptes annuels au greffe, comme une SAS ou une SARL ? Dans la plupart des cas, la réponse est non.
Toutefois, ce point de droit est souvent mal compris et le gérant d’une SCI n’est pas dispensé du suivi des comptes et des obligations d’information de ses associés. C'est ce que l’on appelle la reddition annuelle de gestion : au moins une fois par an, le gérant doit rendre compte de sa gestion aux associés.
La confusion initiale : dépôt, comptabilité et approbation des comptes
Il convient de distinguer trois questions différentes :
| Problématique | Signification | Réponse pour une SCI |
|---|---|---|
| Déposer les comptes au greffe | Envoyer les comptes annuels au greffe pour publicité légale | En principe non |
| Établir des comptes annuels | Produire des comptes formalisés : bilan, compte de résultat, annexes le cas échéant | Pas toujours, mais oui dans certains cas et fortement conseillé |
| Rendre compte aux associés | Informer les associés de la gestion, des résultats et de la situation de la société | Oui, au moins une fois par an |
La SCI n’est donc pas soumise au régime de dépôt des comptes annuels, comme pourrait l’être une société commerciale comme une SARL ou une SAS.
Son obligation principale se situe à l’intérieur de la société et dans les relations entre les associés : rendre des comptes à ces derniers et conserver des informations financières fiables.
Une SCI doit-elle déposer ses comptes annuels au greffe ?
En principe, non.
Ainsi, pour le cas d’une SCI de droit commun, souvent familiale ou patrimoniale et constituée pour détenir un bien immobilier, la formalité de dépôt des comptes n’est pas obligatoire.
Une SCI est-elle dispensée de tenir ses comptes ?
L'absence d'obligation de dépôt au greffe ne dispense pas la SCI d'un suivi régulier de ses finances.
Cette dernière doit pouvoir expliquer ce qu'elle a encaissé, ce qu'elle a payé, ce qu'elle doit encore, ce que les associés ont avancé, ce qui a été distribué, et la façon dont le gérant a administré le patrimoine de la société.
Pour une SCI créée à des fins patrimoniales, ce suivi peut être relativement simple : relevés bancaires, loyers encaissés, charges payées, emprunt, taxe foncière, appels de fonds, compte courant d'associé, justificatifs de travaux, déclarations fiscales.
En pratique, même lorsqu'une comptabilité commerciale complète n'est pas imposée, il est prudent de conserver au moins :
- un registre chronologique des encaissements et décaissements ;
- les relevés bancaires de la SCI ;
- les factures et justificatifs importants ;
- les baux, avenants et quittances ;
- les documents fiscaux ;
- un état annuel simple de la situation de la SCI ;
- les décisions des associés ou procès-verbaux.
L’enjeu est alors moins administratif que stratégique car cette discipline servira à prévenir les cas de conflits entre associés, notamment en cas de vente de parts, succession, divorce, contrôle fiscal, ou contentieux.
Dans quels cas une SCI doit-elle établir des comptes annuels plus formalisés ?
Une SCI peut notamment être tenue à des obligations comptables renforcées lorsqu'elle :
- exerce en réalité une activité commerciale ;
- a opté pour l'impôt sur les sociétés ;
- est soumise à la TVA ;
- dépasse certains seuils légaux ;
- compte parmi ses associés une personne elle-même soumise à des obligations comptables particulières ; ou
- a des statuts qui imposent une comptabilité, une approbation formelle ou une procédure annuelle précise.
Parmi ces situations, le cas le plus fréquent est celui de la SCI assujettie à l'impôt sur les sociétés. Dans ce cas de figure, la société doit tenir une comptabilité plus proche de celle d'une entreprise commerciale et produire les déclarations fiscales correspondantes.
Les obligations du gérant de SCI chaque année
L’article 1856 du Code civil dispose que les gérants doivent, au moins une fois dans l'année, rendre compte de leur gestion aux associés.
Cette reddition doit comprendre un rapport écrit sur l'activité de la société pendant l'année ou l'exercice écoulé. Le rapport doit préciser les bénéfices obtenus ou attendus, ainsi que les pertes subies ou anticipées.
De manière pratique, il est conseillé aux gérants de préparer chaque année un dossier comprenant notamment :
- un rapport de gestion adapté à la SCI ;
- un état des loyers ou revenus encaissés ;
- un état des charges, travaux, intérêts d'emprunt et dépenses significatives ;
- une situation des comptes courants d'associés ;
- une indication du résultat ou de la perte ;
- les décisions proposées aux associés : approbation, affectation du résultat, remboursement éventuel de comptes courants, travaux ou autorisations particulières.
Une assemblée annuelle est-elle obligatoire dans une SCI ?
L’obligation annuelle porte sur la reddition de gestion. Les modalités de décision sont encadrées par les articles 1853 et 1854 du Code civil : assemblée, consultation écrite si les statuts la prévoient, ou consentement unanime exprimé dans un acte.
Dans beaucoup de SCI, les statuts prévoient une assemblée annuelle ordinaire ou une décision annuelle des associés pour examiner la gestion, approuver les comptes ou affecter le résultat.
Néanmoins, il est recommandé de formaliser les décisions annuelles et de conserver l’ensemble des décisions prises de manière à documenter les grandes évolutions entreprises par la société, car le risque de contentieux entre associés naît souvent d’un manque d’informations.
La bonne pratique consiste donc à formaliser chaque année une décision des associés, même très simple, qui constate au minimum :
- que le gérant a rendu compte de sa gestion ;
- que les associés ont pu consulter les informations utiles ;
- que le résultat de l'exercice est approuvé ou constaté ;
- que l'affectation du résultat est décidée ;
- que les opérations importantes de l'année sont actées ou autorisées.
Cette décision annuelle n’a généralement pas à être déposée au greffe ; elle est conservée dans le registre des décisions de la société.
Que faire si aucune assemblée n'a été tenue depuis plusieurs années ?
Dans ce cas de figure, la priorité est de reconstituer les éléments permettant de comprendre la gestion interne de la société.
Il est dans ce cas recommandé de suivre plusieurs étapes :
1. Relire les statuts
Il convient d’abord d’identifier ce que les statuts imposent : assemblée annuelle ou non, délai de convocation, types de majorité, forme des décisions, documents à communiquer, approbation des comptes, etc.
2. Identifier le régime fiscal et comptable de la SCI
La régularisation est souvent différente selon que la SCI est à l'impôt sur le revenu ou à l'impôt sur les sociétés ou selon qu'elle est soumise ou non à la TVA.
En particulier, une SCI à l’IS exige souvent une comptabilité plus structurée.
3. Reconstituer les éléments manquants
Cette étape suppose, autant que possible, de rassembler notamment :
- relevés bancaires ;
- loyers ou autres revenus ;
- charges de copropriété ;
- taxes foncières ;
- assurances ;
- intérêts et échéanciers d'emprunt ;
- travaux ;
- appels de fonds ;
- apports ou avances des associés ;
- déclarations fiscales ;
- décisions déjà signées, même partielles.
L'objectif est de reconstituer une image précise de la gestion passée.
4. Préparer un rapport par exercice
Pour chaque exercice non documenté, le gérant peut établir un rapport de gestion a posteriori.
Ce rapport doit rester le plus factuel possible : activité de la SCI, recettes, dépenses, résultat, événements importants, travaux, financement, difficultés éventuelles.
5. Soumettre les rapports aux associés
Les associés doivent recevoir les informations rassemblées dans des conditions conformes aux statuts de la société.
Si tous les associés sont d'accord, l’opération de régularisation est généralement organisée de manière fluide. En présence d'un associé minoritaire, d'un conflit familial ou d'un risque de contestation, la procédure doit être beaucoup plus rigoureuse et peut nécessiter l’intervention d’un tiers extérieur indépendant des parties en présence.
6. Formaliser les décisions
Il convient ensuite de rédiger les procès-verbaux ou décisions d'associés pour chaque exercice.
Ces décisions peuvent constater la reddition de gestion, l'approbation ou la prise d'acte des documents, l'affectation du résultat et la validation de certaines opérations.
Un point de prudence mérite toutefois d’être évoqué : l'approbation tardive ne fait pas disparaître automatiquement toutes les irrégularités passées. Elle permet de documenter la situation, mais elle ne protège pas le gérant contre une faute dissimulée ou une gestion contraire à l'intérêt social.
7. Reproduire l’opération de manière récurrente
Une fois les opérations de régularisation finalisées, il convient d’en tirer les conséquences en renouant avec ces bonnes pratiques année après année.
Quels sont les risques si le gérant ne rend jamais compte ?
L’article 1851 du Code civil encadre la révocation du gérant. Sa responsabilité peut également être engagée sur le fondement de l’article 1850, notamment en cas de faute de gestion, avec un risque supplémentaire de contentieux lorsque sa gestion n’est pas transparente.
La Cour de cassation a d’ailleurs rappelé, dans un arrêt du 23 octobre 2019 (n° 17-31.653), que le contexte familial d'une SCI et l'absence de demande spontanée des associés ne suffisent pas à neutraliser l'obligation annuelle de reddition de gestion.
Par ailleurs, selon le régime fiscal de la SCI, le fait de ne jamais rendre des comptes augmente les risques d’erreurs sur le plan fiscal, ce qui est susceptible d’entraîner des régularisations par l’administration.
La SCI est soumise à des règles différentes des sociétés commerciales comme les SAS ou les SARL. Elle n'est ainsi généralement pas soumise au dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce.
Toutefois, le gérant doit rendre compte de sa gestion aux associés au moins une fois par an.
Les statuts peuvent aussi imposer selon les cas la tenue d’une assemblée générale ou d’une procédure particulière. Enfin, certaines SCI doivent tenir une comptabilité renforcée, notamment en raison de leur régime fiscal ou de leur activité.
